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エクセルの条件付き書式を使ってみよう

草食男子度は13点でした。kondoです。

前回に引き続き、今回もエクセルネタをお送りします。

若手エクセリスト(エクセルを使う人)のお役に立てれば幸いでございます。

注意:Microsoft Office Excel 2003 での例です。バージョンやOSによっては、操作や表現が異なる場合があります。

1.シートの一覧を活用する

画面仕様書だったり、テスト項目書だったりをエクセルで書くとき、画面や機能ごとにシートを分けていくといつの間にかとんでもないシート数になることがあります。

そんな時に目当てのシートを素早く開くためには、シートの一覧を利用すると便利です。

出し方は、左下の左右向き三角(シート表示領域のスクロールボタン)が並んでる領域で右クリック。

すると、画像のようなシートの一覧が表示され、スクロールしていくよりも断然素早く選択、表示することができます。

なお、シートが15枚を超える場合は「シートの選択」という項目が追加されます。

それをクリックすると全シート一覧の小窓が表示されて同じように選択、表示できるので、シート一覧が長くなって画面からはみ出るということはありません。ご安心を。

左下の左右向き三角が並んでる領域で右クリック

2.条件付き書式を活用する

チェックシート等で○×を付けていく際、○⇒緑×⇒赤のようにセルに色をつけると視認性が高まるので気に入ってます。

最初に一個セルを用意しておいてコピペでもいいのですが、条件式書式を設定しておくと決まった文字を入力するだけでセルの背景色を変える、なんてことができます。

  1. 対象の列を選択
  2. メニューの「書式」「条件付き書式」をクリック

  3. 「セルの値が」「次の値に等しい」を選び、右のテキストボックスに対象の文字列を入れる

  4. 「書式」ボタンを押し、フォントや背景色等を設定する

これで、設定した文字列にマッチする入力がされた場合に、設定した書式が適用されるようになります。

なお、「追加>>」のボタンを押すことで、最大3つの書式まで増やすことが出来ますので、「○⇒緑」「×⇒赤」という設定もへっちゃらのへーです。

(2009-06-15追記:Office 2007では、3個以上設定できるそうです。うらやましい)

ちなみに僕は変換するのが面倒なので、oとx(半角のオーとエックス)にそれぞれ緑、赤を指定してます。

3.条件付き書式をさらに活用する

先ほどのステップ3番目で

「セルの値が」「次の値に等しい」を選び、右のテキストボックスに対象の文字列を入れる

としていますが、ここを変えることでもっと柔軟なマッチのさせ方ができます。

複数のマッチ条件に対応する

「数式が」を選び、テキストボックスには

=OR(A1="o",A1="ok",A1="O",A1="OK",A1="おk")

と、OR関数で文字列を複数設定しておきます。

すると、上の例で言えば「o」でも「ok」でも「O」でも「OK」でも「おk」でも、設定した書式が適用されるようになります。全角でも安心。

部分一致に対応する

「数式が」を選び、テキストボックスには

=COUNTIF(A1,"o*")

と、COUNTIF関数で文字列を複数設定しておきます。

すると、上の例でいうと「oで始まる文字列」が入力されていると、設定した書式が適用されます。

“*「*」*” で「鍵括弧のある文字列」とか、">128" で「128よりも大きい数値」とか、いろんなパターンに使えます。

OR関数と組み合わせて、

=OR(COUNTIF(A1,"*o"),COUNTIF(A1,"O*"))

という設定もできます。楽しみは無限大!

条件付き書式の注意点として、たくさん設定するとその分ファイルサイズが大きくなってアワワワになるので、それほど頻繁に使わないという書式は設定しないようにしましょう。

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